Práce z domova - home office - z hlediska pracovního a daňového práva

2020.8.1

Práce z domova – home office - z hlediska pracovního a daňového práva

Ing. Ivan Macháček

 NahoruCo je home office

Podstatou home office je, že zaměstnanec pracuje podle pokynů zaměstnavatele, přičemž pracovní režim si řídí sám zaměstnanec – zaměstnanec si určuje rozvrh pracovní doby a ovlivňuje si tak svůj pracovní režim. To klade na zaměstnance mnohem větší nároky, co se týče jeho zodpovědnosti, ale současně mu to dává mnohem větší prostor pro skloubení pracovního a soukromého života. Tento způsob výkonu práce je vhodný zejména pro činnosti, které může zaměstnanec vykonávat sám bez přispění dalších zaměstnanců, anebo kdy může k vlastnímu řešení komunikovat s ostatními přes internet.

 NahoruPráce z domova a zákoník práce

Stávající znění zákoníku práce (dále ZP) dosud přímo neobsahuje definici práce z domova. Práci z domova lze podřadit mezi tzv. zvláštní povahu práce některých zaměstnanců, řešenou v § 317 ZP. Zde se uvádí, že na pracovněprávní vztahy zaměstnance, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale podle dohodnutých podmínek pro něj vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje, se vztahuje tento zákon s tím, že:

a) se na něj nevztahuje úprava rozvržení pracovní doby, prostojů ani přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy,

b) při jiných důležitých osobních překážkách v práci mu nepřísluší náhrada mzdy nebo platu, nestanoví-li prováděcí právní předpis jinak (§ 199 odst. 2 ZP) nebo jde-li o náhradu mzdy nebo platu podle § 192 ZP; pro účely poskytování náhrady mzdy nebo platu podle § 192 ZP platí pro tohoto zaměstnance stanovené rozvržení pracovní doby do směn, které je zaměstnavatel pro tento účel povinen určit,

c) mu nepřísluší mzda nebo plat nebo náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek.

Z výše uvedeného znění zákoníku práce vyplývají principy práce z domova:

• jedná se o práci mimo pracoviště zaměstnavatele, přičemž tomu nic nebrání, když zaměstnanec dochází dle potřeby na pracoviště za účelem převzetí podkladů, předání výsledků práce nebo komunikace s ostatními zaměstnanci;

• zaměstnanec si sám rozvrhuje pracovní dobu, ve které má splnit pracovní úkoly uložené zaměstnavatelem – zaměstnavatel není povinen a ani oprávněn rozvrhnout zaměstnanci pracujícímu z domova pracovní dobu, zaměstnavatel je limitován jen tím, že množství práce, které zaměstnanci přidělí, musí být zvládnutelné průměrným zaměstnancem ve stanovené týdenní pracovní době.

Dohoda o výkonu home office může být součástí pracovní smlouvy, nebo může být uzavřena jako samostatná dohoda upravující podmínky výkonu práce, včetně ujednání podmínek odměňování, ujednání o náhradách za používání vlastního pracovního zařízení, vlastních přístrojů a nářadí používaných v rámci práce z domova, ujednání o náhradě nákladů za telekomunikační poplatky hrazené zaměstnancem atd. Vždy však bude obsahovat specifické ujednání o jedné z podstatných náležitostí pracovního poměru, kterou je místo výkonu práce.

V případě, že zaměstnanec pracuje v rámci svého rozhodnutí ve svátek, nenáleží mu za takovou práci ani náhrada mzdy, ani náhradní volno, ani příplatek. Totéž se týká práce přesčas, ke které se zaměstnanec sám rozhodne. Krom těchto dvou výjimek stanovených přímo v § 317 písm. c) ZP má zaměstnanec pracující z domova nárok na všechny ostatní příplatky, které zákoník práce umožňuje a upravuje.

Na výkon práce z domova se vztahují další důležitá ustanovení zákoníku práce:

• § 2 odst. 2 ZP – zde se uvádí, že závislá práce má být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, a to v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě;

• § 151 ZP – zde se uvádí, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé ZP.

 NahoruVýhody a nevýhody práce z domova pro zaměstnance

Výhody práce z domova:

• sladění pracovních povinností s rodinným a osobním životem,

• možnost vlastního rozvrhu pracovní doby,

• úspora času a cestovních nákladů s ohledem na to, že odpadá cesta na pracoviště,

• zajištění péče o děti (výhodné v případě jejich volna).

Nevýhody práce z domova:

• ztráta kontaktu s kolegy v zaměstnání (s nadřízenými a spoluzaměstnanci),

• nezbytné vybavení vymezeného pracoviště doma,

• nezbytné vybavení nářadím, nástroji, počítačem, tiskárnou, internetem a dalšími potřebnými předměty dle druhu výkonu práce z domova,

• náročnost na kontrolu své práce a nutná vlastní sebekázeň,

• zvýšené náklady na elektřinu, vytápění, internet a další služby a nutnost jejich sledování,

• při práci z domova nepřísluší zaměstnanci náhrada mzdy, platu, příplatek nebo náhradní volno za práci přesčas a při práci ve svátek.

 NahoruDaňové řešení práce z domova

V dalším textu budeme vycházet jednak ze znění zákoníku práce, ze znění § 6 odst. 7 ZDP, zákona o daních z příjmů a ze stanoviska GFŘ vzneseného v rámci projednávání příspěvku KOOV číslo 546/26.06.19 Daňové souvislosti práce z domova (home office), který předložili daňoví poradci JUDr. Ing. Dana Trezziová a Robert Bezecný, a který byl uzavřen na jednání dne 20. 11. 2019.

K daňovému ošetření nákladů zaměstnance kompenzovaných zaměstnavatelem, které mu vznikly z titulu práce z domova, GFŘ v rámci příspěvku KOOV uvádí, že zákoník práce nezná pojem "práce z domova", ani nijak šířeji neřeší související problematiku, pouze definuje "zvláštní povahu práce některých zaměstnanců" v § 317 ZP. Současná právní úprava stojí na zásadě, že závislá práce musí být vykonávána na náklady a odpovědnost zaměstnavatele ve smyslu § 2 odst. 2, § 151 a § 346b odst. 2 ZP. Za předpokladu splnění všech zákonných podmínek daných zákoníkem práce je zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou při výkonu práce, ať už zaměstnanec práci vykonává na pracovišti zaměstnavatele nebo pracuje např. z domova. Tyto náklady nemohou však být zahrnuty ve mzdě či platu. Zároveň platí, že pokud zaměstnanci žádné náklady spojené s výkonem práce mimo pracoviště zaměstnavatele nevzniknou, zaměstnavatel nic hradit nebude. Výši nákladů, které zaměstnavateli vznikly, je zaměstnanec povinen prokázat. Zaměstnanec tedy musí poskytnout zaměstnavateli součinnost pro stanovení výše náhrady nákladů. Za předpokladu, že tedy práce bude vykonávána v souladu se zákoníkem práce a budou splněny podmínky ZDP pro poskytnutí náhrady výdajů vynaložených zaměstnancem dle § 6 odst. 7 ZDP, pak v případě kompenzace vynaložených nákladů zaměstnancem při práci z domova nevzniká na straně zaměstnance zdanitelný příjem. Přitom je na zaměstnavateli, aby prokázal, že plnění poskytnuté zaměstnanci je skutečně kompenzací jím účelně vynaložených nákladů.

 NahoruDaňové řešení u zaměstnance obsažené v § 6 odst. 7 ZDP

Dle tohoto ustanovení se za příjmy ze závislé činnosti nepovažují a předmětem daně nejsou:

• Náhrady cestovních výdajů [písm. a)] poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance neziskové organizace (výše sazby základní náhrady, stravného a průměrné ceny PHM při tuzemských pracovních cestách pro rok 2020 jsou stanoveny vyhláškou MPSV č. 358/2019 Sb., a výše stravného u zahraničních pracovních cest je stanovena vyhláškou MF č. 310/2019 Sb.), jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách; jiné a vyšší náhrady jsou zdanitelným příjmem zaměstnance.

Z § 34 odst. 1 písm. b) ZP vyplývá, že pracovní smlouva musí obsahovat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce vykonávána. Z toho vyplývá, že zaměstnavatel může se zaměstnancem smluvně dohodnout i více míst výkonu práce, např. může být smluvně dohodnuto, že místem výkonu práce je pracoviště zaměstnavatele i bydliště zaměstnance, anebo pouze bydliště zaměstnance. Ustanovení § 34a ZP stanoví, že není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce.

Cestovními výdaji zaměstnanců pracujících z domova jsou výdaje vzniklé při pracovní cestě (§ 152 písm. a) ZP s vazbou na vymezení pracovní cesty v § 42 ZP) a při cestě mimo pravidelné pracoviště (§152 písm. b) ZP). Pracovní cesta je v zákoníku práce definována v § 42 ZP jako cesta "k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce“ a pro účely cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště (§ 156 odst. 2 ZP s vazbou na § 152 písm. b) ZP).

Pokud má tedy zaměstnanec při práci z domova sjednáno pravidelné pracoviště v místě svého bydliště, pak jakákoli cesta vykonaná zaměstnancem v souvislosti s jeho výkonem práce mimo bydliště je považována za pracovní cestu, za niž mu náleží náhrada cestovních výdajů, a to i v případě, že ze svého pravidelného pracoviště jel do svého druhého místa výkonu práce, kterým může být sídlo (pracoviště) zaměstnavatele.

V případě, že je smluvně dohodnuto, že pravidelným místem výkonu práce je sídlo (pracoviště) zaměstnavatele a zaměstnanec má sjednáno v pracovní smlouvě své bydliště jako další místo výkonu práce, které není shodné s pravidelným pracovištěm, lze poskytovat náhrady cestovních výdajů zaměstnanci i za cesty konané v souvislosti s výkonem práce mezi oběma místy výkonu práce (tj. mezi bydlištěm a sídlem/pracovištěm zaměstnavatele).

V případě, že pravidelné pracoviště zaměstnance je sjednáno v místě pracoviště zaměstnavatele, pak při práci z domova nejsou zaměstnanci v souvislosti s jeho výkonem práce z domova poskytovány cestovní náhrady.

• Hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů [písm. b)] poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem, včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, jakož i hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování, dále hodnota pracovního oblečení, určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování.

• Náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce [písm. d)] poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce.

V § 190 odst. 1 ZP se uvádí, že sjedná-li zaměstnavatel, popř. vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.

Z ustanovení § 6 odst. 7 písm. d) ZDP pak vyplývá, že náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a…